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Nuevo llamado a la acción
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Buscar y encontrar documentos: ¿es un problema en tu empresa?

¿Alguna vez has trabajado en una organización donde existe tal caos que es casi imposible encontrar los documentos necesarios en poco tiempo?

Coincidirás conmigo en que los procesos de negocio y la documentación asociada son los activos más valiosos de que dispone una empresa. Sin embargo, no se los maneja con suficiente cuidado y tampoco se prioriza que el usuario tenga una sencilla interacción con ellos ya sea digitalizados o en formato papel.

Lo sé, porque lo he vivido. Es frustrante tener que buscar facturas, contratos, memorias, correos electrónicos con mensajes importantes y tener ante ti -como resultado de la consulta- un extenso listado con sugerencias imprecisas.

O quizás estás en otra comprometida posición...

Puede ser que tu empresa gestiona un gran volumen de documentos digitales que van de un departamento a otro, que están además almacenados en diversos sitios (Drive, Dropbox, Microsoft One Drive) y otros.

Lo peor es que en cada departamento le añaden información a sus propias versiones de dicho documento, luego este se envía a proveedores y el proveedor lo devuelve…  y continúa la cadena de cambios y ediciones hasta que se formaliza en una versión final.

Gestión documental: la lucha contra el caos

Confidential Concept. Colored Document Folders Sorted for Catalog. Closeup View. Selective Focus.En muchas empresas la búsqueda o el encontrar documentos y gestión documental es una especie de lucha contra el caos y la dispersión. Encontrar el material correcto se vuelve una cuestión de suerte.

¿Reconoces como propios alguno de estos problemas aún si tienes en tu empresa una solución de gestión de procesos o un programa de gestión documental? Entonces es que algo no funciona.

Corres el peligro de que la gestión documental (digital y en papel) de tu empresa no apoye su misión. La alineación entre ambas es crítica para el éxito.

¿Por qué buscar en el repositorio de documentos de la organización se vuelve complicado?

Puede ser por diversas razones.

Lo más común es que la plataforma de gestión documental no te permita visualizar bien la documentación y sus formatos.

También la herramienta podría fallar en temas de optimización, estandarización, monitoreo y evaluación de los procesos. Todos estos son elementos importantes para la ejecución de operaciones de búsqueda.

Cuando un sistema de gestión documental está bien implementado el sistema es fácil de utilizar, el documento transita por los agentes adecuados y son visibles sus transformaciones. Ya sean cambios de formatos y ediciones hasta que el documento está listo para ser entregado.

¿Qué esperar de una adecuada herramienta de búsqueda?

En lo que refiere a las búsquedas:

  • La palabra o frase de búsqueda debe aparece sobresaltada en los resultados.
  • El menú de opciones en las búsquedas preestablecidas debe ser lo más completo posible. Ha de permitir búsquedas por fecha de creación del documento, autor del mismo, palabras claves…
  • Existe un contexto de gestión o proceso asociado que ayuda a su localización. Las búsquedas se realizan en todo tipo de archivos de diversos formatos y los resultados se pueden organizar según diversos criterios.
  • Los buscadores deben admitir operadores documentales en las búsquedas avanzadas.
  • Es posible usar atajos de teclado para activar el buscador. La capacidad de búsqueda incluye documentos escaneados gracias al reconocimiento óptico de caracteres.

¿Qué debería incluir una solución de gestión documental (DMS) óptima?

Usualmente estas herramientas crean y gestionan contenido en un solo sitio. Además facilitan las tareas de redacción, edición y listas de tareas sobre el documento.

  • Se pueden compartir los archivos con facilidad.
  • Se incluyen listas de tareas.
  • Se importa/exporta desde otras plataformas (Google Drive, Outlook, Evernote…)
  • Incluyen un historial de cambios.
  • Es posible hacer búsquedas y recuperar documentos.
  • Se duplican estructuras de archivos existentes.
  • Se agregan marcas y etiquetas al documento.
  • Es posible rescatar y trabajar con documentos que han sido creados hace mucho tiempo.
  • Está disponible para diferentes dispositivos (smartphone, tabletas, ordenadores) y sistemas operativos (iOs, Android, etc.)
  • Es posible el reconocimiento óptico de caracteres en caso de que el documento sea escaneado y se pueden hacer búsquedas.
  • Los documentos pueden ser archivados de inmediato al ser importados.
  • Accesos seguros y permisos segmentados para cada tipo de usuario.
  • Funcionalidades de workflow para determinar las rutas y procesamiento de documentos.

Antes de decidirte por la implementación de un DMS, pregúntate si su función principal será archivar y facilitar la búsqueda de documentos proporcionados por otros sistemas, o generarlos y aprobarlos. Lo normal es que el objetivo de tu empresa no sea gestionar documentos sino tareas y que como resultado de estas se generen o manejen documentos. Si es este tu caso, el enfoque del DMS debe ser el primero, para que el contexto de la tarea se convertirá en el elemento principal de la búsqueda documental.

Y lo más importantes es que cualquier solución que adoptes, deberá ser fácilmente integrable con las aplicaciones que ya tienes instaladas.

Transformación Digital

Sobre el autor: Carlos Fernández de la Vega

Carlos Fernández de la Vega

Director de Desarrollo de Negocio de AgilePlan. Más de 15 años de experiencia en consultoría IT. Entusiasta de las tecnologías y fiel defensor de la evolución de los negocios.

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