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Herramientas para hacer reuniones eficaces virtuales

¿Aún gastas tiempo en viajes y desplazamientos? Con el paso de los años, las costumbres cambian. Por ello, las empresas deben estar al tanto de las nuevas tecnologías y utilizarlas para ser más efectivas y ofrecer unos mejores resultados. ¿Te suenan las herramientas de videoconferencia? En ese caso, te invitamos a que conozcas las mejores herramientas para hacer reuniones virtuales.

Herramientas para tener reuniones virtuales

Cuando hablamos de herramientas para hacer reuniones efectivas virtuales, tenemos muchas opciones. Cada vez más. Y es que, antes de la irrupción de la tecnología, la única forma que teníamos de hacer reuniones era físicamente. Sin embargo, en la actualidad se pueden hacer con un ordenador, una cámara e Internet.

Las reuniones 2.0 o las reuniones virtuales presentan muchas ventajas. Cada vez más empresas las eligen tanto por necesidad como pensando en la productividad. Por ello, necesitas tener a mano productos que te permitan llevarlas a cabo.

Y para ello vamos a distinguir dos tipos de herramientas:

  • Las que soportan técnicamente la comunicación audiovisual.
  • Y las que gestionan el “backoffice” de la reunión, con la gestión de asuntos, los documentos a compartir, las personas que tienen que participar y la recogida de las decisiones tomadas.

Respecto al primer grupo, es relevante que sean multidispositivo (PC, móvil, teléfono) y que el audio y vídeo sean de calidad. Ello requiere una buena y no saturada infraestructura de comunicaciones, ya que aunque los cortes de vídeo son tolerables, los de audio son muy desagradables y frenan el hilo de la reunión.  Algunos ejemplos son:

  • Skype: es una de las herramientas pioneras y más populares a la hora de hacer videollamadas grupales, que también permite compartir una pantalla con los demás usuarios conectados.
  • Slack, Webex, Google Hangouts: son también productos populares para videollamadas entre grupos de trabajo.
  • Equipos preinstalados (Polycom, Cisco,…): Incluimos también esta tipología por ser utilizada en algunas empresas, pero tiene el inconveniente de requerir unas salas habilitadas y acondicionadas con el equipamiento adecuado y comunicaciones suficientes para ello.

Hay una opción complementaria, que alguna de estas herramientas dispone, y es la grabación de la sesión. Esta grabación podrá asociarse como documento audiovisual a cada convocatoria realizada.

Respecto al segundo grupo de herramientas y si buscas una solución avanzada, disponemos de nuestro Gestor de Comités. Es la solución que recomendamos a nuestros clientes y que cuenta con una funcionalidad para recoger los resultados de las reuniones físicas, virtuales y también de las asíncronas (1). Además, dispondrás de las actas, realizadas de forma homogénea, asociadas a cada convocatoria y accesibles a aquel que lo necesite y esté autorizado para ello.

¿Que proporciona el resultado de combinar estos dos grupos de herramientas?

Vamos a identificar las tres grandes ventajas que aporta esta combinación:

  • Mayor agilidad: El cierre de cada convocatoria, si además incluye desplazamientos, es todo un desafío para encontrar días y hora adecuados, lo que implica normalmente una dilatación en el tiempo de las convocatorias.
  • Menor coste: Los tiempos perdidos en desplazamientos y los costes de los viajes no son despreciables cuando se mueve a un gran número de personas y a veces desde largas distancias.
  • Menor molestia: Disminuye notablemente la necesidad de viajar y desplazarse y con ello mejora la calidad de vida de los participantes.

Toma nota de estas ventajas, que son aplicables a tu compañía. Ponte en contacto con nosotros y vemos la mejor forma de ayudar a tu organización a tener reuniones eficaces y con las menores molestias posibles a los participantes.

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Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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