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Gestionar con eficiencia requiere de un Gestor de Comités

¿Pensando en ahorrar costes? Bienvenido a la solución que te permitirá facilitar y organizar el trabajo, ahorrar viajes, tiempo y esfuerzo, mejorar el control… Y, por tanto, ahorrar. En Cibernos hemos creado una alternativa ideal para maximizar el rendimiento y mejorar la productividad de tu empresa a través de reuniones decisorias eficaces. Su nombre es Gestor de Comités y ha venido a ocupar un lugar significativo dentro del área de Organización de tu compañía.

Vamos a contarte todo lo que necesitas saber acerca de esta solución.

Gestor de Comités, ¿qué es y para qué sirve?

Es una solución que facilita la tramitación de asuntos a través de un circuito de comités, lo que facilita también la gestión de convocatorias, las toma de decisiones con participación física o virtual y la generación automática de actas.

Con la llegada de las nuevas tecnologías, nos encontramos con herramientas que facilitan el control de procesos y tareas requeridas antes y después de las reuniones. Ya no pueden escaparse de nuestro control, y el Gestor de Comités te ayudará a:

  • Acelerar la toma de decisiones.
  • Eliminar la dependencia de personas concretas.
  • Generar y organizar actas para facilitar su localización y consulta.
  • Facilitar el seguimiento de las tareas relacionadas con asuntos pendientes de decisión.
  • Mejorar la eficacia de las reuniones.
  • Automatizar el flujo de asuntos entre comités.

En definitiva, esta solución sirve para agilizar y normalizar la toma de decisiones colegiada en la empresa. Gracias a la metodología que sigue Cibernos, se establece un entorno estructurado de trabajo colaborativo.

 ¿En qué supuestos es necesaria el Gestor de Comités?

 A continuación, te vamos a mostrar una serie de carencias y supuestos que reflejan la necesidad de implantar una solución de estas características en las organizaciones. Comprueba si tú también los reconoces en tu compañía:

  • Exceso de tiempo dedicado a elaborar y repartir documentos de los asuntos y problemas de certeza de cuál es la última versión.
  • Dificultad para conocer el estado exacto de cada asunto o cuestión.
  • Los documentos en papel saturan a los participantes y dificultan la comprensión.
  • Demasiado tiempo invertido en viajes y traslados por reuniones.
  • Inexistencia de un libro de actas electrónico que facilite la búsqueda y consulta de asuntos.
  • Envío masivo previo de todos los papeles, problemas para sustituir los documentos revisados en el último momento y hacerlos llegar a los interesados.
  • Dificultad para convocar y organizarse con personas que presentan una agenda muy ocupada.
  • Falta de seguimiento de las decisiones tomadas y de las tareas de cada ítem.
  • Escasa claridad en la definición de flujos de gestión específicos para cada tipo de asunto.
  • Dificultad para reunirse con personas que tienen una ubicación geográfica y horarios distintos.

¿Te suena familiar alguna de estas situaciones? Déjanos decirte que el Gestor de Comités de Cibernos da respuesta a cada una de estas carencias.

¡Mira sus objetivos!

Si no utilizas un sistema de gestión de comités, estás perdiendo dinero, ya que en la mayoría de los casos no se hace una correcta gestión de los mismos. En Cibernos tratamos de ofrecer a nuestros clientes las mejores soluciones, y somos líderes en aquellos productos y servicios dirigidos a evaluar errores comunes, como los que suceden en el área de Organización.

Resumiendo, las características más relevantes de nuestro producto tenemos el Gestor de comités, cuyos objetivos son:

  • Informar en tiempo y forma y facilitar la documentación actualizada a cada uno de los interesados.
  • Gestionar automáticamente la competencia de cada comité, ya que sólo los tipos de asunto compatibles con él serán aceptados.
  • Seleccionar y agendar los ítems pendientes de la bolsa de los no gestionados, sobre los que hay que decidir en esa convocatoria.
  • Facilitar la consulta de los asuntos y su estado.
  • Aportar trazabilidad para dejar constancia de las decisiones tomadas.
  • Hacer el seguimiento del estado de las tareas encomendadas relacionadas con u asunto.
  • Facilitar las reuniones y proporcionar la alternativa más conveniente en función de la dispersión geográfica y el horario.

Con estos objetivos, se facilita y organiza el trabajo, se mejora el control, se ahorra en viajes, tiempo y costes.

Solución para reuniones eficaces 

Todas las empresas sueñan con tener reuniones eficaces, ya que es una tarea que les lleva muchas horas. En Cibernos, ayudamos a las compañías a implantar nuestra solución para que puedan hacer este sueño realidad. Si bien es cierto que en todas las organizaciones no funciona lo mismo, contamos con herramientas que facilitan el control de las tareas. Te contamos algunos consejos para realizar reuniones empresariales de éxito:

  • Ten siempre disponibles criterios claros de generación del ‘orden del día’ y de prioridad de asuntos.
  • Identifica con claridad a cada responsable de las acciones solicitadas para el control de su ejecución.
  • Cuenta con un circuito de aprobación claro entre comités para cada uno de los asuntos.
  • Cuida de los documentos y sus versiones para que los participantes estén bien informados en su toma de decisiones.
  • Conoce a fondo los asuntos y la información que se requiere para alimentar automáticamente las gestiones o sistemas.
  • Convoca las reuniones con suficiente antelación y de forma alternativa a las reuniones presenciales.

¿Has anotado bien estos consejos? Siguiéndolos, y con ayuda del Gestor de Comités, lograrás una gestión de las convocatorias y la celebración de reuniones completamente eficaz. Gracias al carácter automático del software, no tendrás que preocuparte por la gestión, la información o el papeleo que suponen las reuniones. El propio sistema se encargará de la gestión de los asuntos, las convocatorias y las actas y el envío de la documentación pertinente.

Esta apuesta aporta flexibilidad y trazabilidad a las empresas, ya que permite generar diferentes asuntos y comités e informar del estado a los responsables de cada tarea. Además, coordinan el trabajo de los distintos participantes de la reunión sin tener que estar presentes físicamente. De esta manera, secretarios, informados, decisores y promotores podrán estar al tanto de todo sin necesidad de estar viajando o desplazándose.

¿Merece la pena? La respuesta es SÍ. ¿Necesitas que tus reuniones sean eficaces? Con nuestro Gestor de Comités empezarán a serlo.

Sigues cometiendo alguno de estos 5 errores

  1. Falta de agilidad.

Muchas veces, la tramitación de asuntos se hace eterna, lo que provoca retrasos y graves consecuencias para las empresas, como un time to market más elevado. Y lo mejor de todo es que podrían haberse evitado si se hubiera llevado a cabo una buena gestión desde el primer momento.

  1. Asuntos importantes sin priorizar.

Es importante identificar cuáles son los asuntos prioritarios para evitar pérdidas de tiempo o el envío de documentos al lugar equivocado. Piensa que los participantes tienen más reuniones que atender. Su tiempo está medido, es escaso y tiene un precio. Así que, trata de priorizar los asuntos para declarar los requisitos y criterios óptimos de su tramitación.

  1. Exigir la presencia física de los participantes.

Después de acostumbrarnos a reuniones presenciales (lugar-hora), ¿qué pasa con aquellas personas que se encuentran en otras ciudades o países? Esta carencia puede resolverse a través de una videoconferencia, pero ¿qué ocurre cuando los participantes se encuentran en países o continentes con horas distintas? Piénsalo…

  1. Falta de estructura en las actas.

El Gestor de Comités ya te permite dotar a los gestores de sistemas, que organizan la información de las actas, de sistemas organizativos. Pueden hacerlo en función de cada comité decisor. Al fin y al cabo, el correo electrónico es un mecanismo muy poco estructurado.

¿Por qué el Gestor de Comités de Cibernos es el más adecuado?

La funcionalidad de esta solución no solo da respuesta a todas las carencias que te hemos mencionado a lo largo de este texto, sino que establece un entorno de trabajo colaborativo con grandes ventajas para las empresas. Somos líderes en la implantación de este tipo de apuestas y nuestro Gestor de comités está preparado para facilitar las reuniones, organizar y agendar, distribuir la documentación, gestionar la competencia, hacer seguimiento de las tareas y asuntos, y se integra fácilmente con los sistemas existentes en la organización.

Y mejor aún… Si aún no lo conoces, te brindamos la oportunidad de que lo conozcas. ¿Te hacemos una demo?

Piénsalo… ¡Podemos ayudarte!

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Sobre el autor: Eliseo Martín

Eliseo Martín

La trayectoria profesional de Eliseo está a caballo entre áreas técnicas y marketing. Actualmente trabaja en el desarrollo de nuevos productos y servicios de Cibernos, tales como "Motor de Cumplimiento", producto específico para el control del cumplimiento, y "TaaS" (Truth as a Service) que utiliza Blockchain para la protección de las evidencias que deban ser utilizadas ante litigios (propiedad intelectual, propiedad industrial, cumplimiento, publicaciones de los medios, actas de comités, tramitación en las AAPP,...).

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