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¿Qué es el Motor de cumplimiento y por qué lo necesitas en tu empresa?

Es un reto mantener la competitividad en las empresas. La búsqueda de soluciones rápidas a los retos operativos en ocasiones trae asociadas ciertas prácticas que violan la legalidad sin saberlo.

De esta forma, las organizaciones se exponen a sanciones, eventualmente algunos escándalos, daños a su reputación y problemas de diversa naturaleza:

  1. En cualquier momento alguien de tu compañía puede cometer un delito en el desempeño de sus tareas, incluso sin ser consciente de ello.
  2. Tu empresa podría pertenecer a un sector como por ejemplo el de energías, el bancario o farmacéutico y darse el caso de que un cambio legislativo paralice parcial o totalmente la actividad de la compañía.
  3. Quizás deseas mejorar la productividad y hacer un seguimiento de los resultados de tu equipo comercial porque a duras penas cada mes tus comerciales alcanzan sus objetivos.
  4. Quizás has pagado multas a la administración por incumplimientos de ciertos compromisos o faltas.
  5. Tienes altos costes incurridos en cada evaluación que consumen muchos recursos que impiden una mayor frecuencia.
  6. Cuando las cosas van mal, todo el mundo escurre el bulto y nadie es el “padre” de los datos recolectados.
  7. O tal vez tienes problemas en la implantación de un corporate compliance que detecte con eficacia riesgos legales u operativos sin que te cueste la vida y una ampliación de capital.

En cualquiera de los casos anteriores conviene que tu empresa disponga de una solución tecnológica de evaluación del cumplimiento.

Por ello, con AgilePlan hemos desarrollado el Motor de cumplimiento.

¿Qué es el Motor de cumplimiento?

El cumplimiento, como lo entendemos nosotros, es un marco genérico para la evaluación continua y colaborativa del cumplimiento multinorma, en sentido amplio u no sólo normativo. Es una solución desarrolada sobre AgilePlan, nuestra plataforma de gestión por procesos, que está orientada a ayudar a las empresas a operar con menos riesgos y mayor eficiencia.

El Motor de cumplimiento se adapta a las necesidades concretas de cada organización. Además es perfectamente integrable con SAP, Navision y cualquier otro sistema de gestión ya implantado en tu empresa.

Gracias al control del cumplimiento que facilita puedes hacer el seguimiento continuo de cualquier marco legal, normativo, de procedimientos y objetivos internos, de alineación con índices de sostenibilidad, del cumpimiento de normas ISO, etc.

Funciona tanto para el blindaje penal, como para favorecer la continuidad del negocio pues reduce los riesgos, mide el cumplimiento de normativas, de los compromisos y las obligaciones con terceros; y facilita la mejora operativa en la compañía.

¿Qué hace el Motor de Cumplimiento?

El Motor de Cumplimiento es una solución que permite:

  • Autogestionar las normas, riesgos/requisitos y los indicadores de eficacia, para cada empresa objeto del control.
  • Parametrizar y mantener actualizados los indicadores de eficacia de las medidas implantadas en la organización, que son los elementos que se evalúan de forma individual. Se organizan jerárquicamente en “riesgos o requisitos” y estos en “normas”. En cada evaluación de la norma se obtiene el grado de cumplimiento de cada indicador y de forma agregada el de la norma y sus riesgos/requisitos. Como puedes ver en las figuras siguientes.

 

requisitos prp

gráfico 2

  • Recoger de manera manual, o automática, las evidencias de cumplimiento y los datos necesarios para la evaluación de los indicadores de eficacia.
  • Integrar automáticamente los datos de los sistemas existentes en las tareas de cumplimentación (recogida de datos).
  • Fijar los valores “objetivo” para cada indicador de eficacia y los valores del baremo y cumplimiento.
  • Realizar la evaluación automática y a voluntad de dichos indicadores.
  • Gestionar y seguir las acciones declaradas para cada incumplimiento (planes de acción).
  • Organizar los procesos y las tareas de forma colaborativa con potencial participación de toda la organización.
  • Realizar el seguimiento del estado de las tareas de cumplimentación y las derivadas de incumplimientos.
  • Aportar las trazas de estas tareas (quién, cuándo, qué) ante auditores y certificadores

 

arquitectura de cumplimiento

 

¿Por qué lo necesitas y cuándo es recomendable una solución de evaluación continua del cumplimiento?

El  cumplimiento es necesario para la prevención y gestión de riesgos en cualquier empresa de tamaño medio y grande (más de 100 trabajadores).

Lo necesitas para prevenir y detectar problemas en las áreas de:

  • Gobierno corporativo: mantenimiento de la ética y objetivos corporativos..
  • Producción: para el control de los parámetros adecuados en cuanto a rendimiento y calidad. Control los contratos de proveedores/socios y evolución corporativa.
  • Financiero: control de los procesos de compras y pagos, así como de las obligaciones fiscales y sociales.
  • Marketing y ventas: para el seguimiento de los objetivos de venta, ética en las acciones de publicitarias y de acciones sociales.
  • Personal: control del cumplimiento de leyes y normas internas relacionadas con políticas laborales, códigos de conducta, prevención de riesgos laborales, igualdad, motivación, movilidad, derechos de los trabajadores, contratación y bajas.

 

Una solución para controlar y evaluar de forma continua

Es habitual que la evaluación de las prácticas de la empresa se realicen con escasa frecuencia, debido a lo engorrosa que es la recopilación y el análisis de los datos. Además son tareas repetitivas que por lo general comprometen el valioso gran parte del tiempo de los directivos de nivel medio y alto. Gracias al  Motor de Cumplimiento es posible hacer estos análisis con más frecuencia, con relativa agilidad y sin destinar cuantiosos recursos.

¿Necesitas ayuda para minimizar los riesgos en tu empresa?

El Motor de Cumplimiento es una solución asequible, que aporta total autonomía al área de cumplimiento y que además es fácil de usar, facilitando la labor de demostrar ante terceros que existe un sistema de prevención de delitos y de control interno.

Contáctanos y cuéntanos tus necesidades. ¿Te ayudamos?

(texto revisado en Octubre 2018)

Control de cumplimiento. Una solución para controlar y evaluar regularme las prácticas de la empresa

Sobre el autor: Sergio Grabeljsek

Sergio Grabeljsek

Director Comercial de Agile Plan. Casi 10 años liderando la evolución de Cibernos desde diferentes responsabilidades. Experto en soluciones de IT para banca y seguros.

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