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Excel: el parche más utilizado por las empresas

La incorrecta gestión de los datos genera problemas de productividad en las organizaciones. Si bien el Excel es una de las herramientas más usadas en el mundo empresarial –¡gracias Microsoft por esta maravilla!–; la mayoría de las veces se utiliza de forma incorrecta.

Es frecuente ver que el Excel se usa para crear agendas; hacer el seguimiento de la facturación; hacer la gestión de clientes y base de datos… Esta herramienta es tan flexible que cubre cualquier fisura, pero no es la mejor opción en el entorno actual donde prima el trabajo colaborativo.

Lo que te trajo hasta aquí…

Lo que te trajo hasta aquí no tiene porqué servirte en el futuro.

microsoft excelUtilizar el Microsoft Excel para las tareas ya mencionadas tenía sentido 15 años atrás. Hoy disponemos de soluciones más precisas y que permiten organizar el trabajo en su empresa ya sean 10 o 1.000 personas.

El gran problema de Excel en la actualidad es que al actualizar y compartir sus datos se multiplican los errores; y no es una herramienta pensada para la gestión de las relaciones con los clientes aunque en muchas empresas se usa para tal fin.

Imagine por ejemplo que cada comercial genera su base de datos de clientes en Excel. ¿¡Cómo aprovechar semejante dispersión en la información!?

Para el control de costes en una empresa de manufactura lo habitual era tener un Excel para el control de gastos, otro con la lista de precios, otro para el control de las flotas, otro con proyectos, otro con las nóminas, otro con la contabilidad, etc. Cada departamento funciona como un silo que al final supone una pérdida de productividad y dinero. El conocimiento no se comparte y ese gap lo percibe el cliente.

Para los directivos se hace imposible tener información accionable y que le ayude en la toma de decisiones si impera la atomización en los datos.

En lo que respecta a los empleados, las tareas manuales de alimentar y actualizar los archivos roba mucho tiempo. Además es complicado el control de las versiones de Excel y no es un programa que admita el workflow de procesos.

Te preguntarás…

¿Un ERP soluciona los problemas de productividad de una empresa?

Sí, un ERP soluciona los problemas de productividad de una empresa; pero, no del todo. Por desgracia, no llegan a cubrir todas las necesidades concretas de una organización.

Es costoso y problemático desarrollar módulos a medida en los típicos ERPs.

¿Qué otras alternativas existen?

La alternativa es el desarrollo rápido de un software a medida que integre en una misma plataforma toda la información y los procesos de una organización.

Actualmente existen nuevas metodologías de desarrollo de software rápido que resuelven en pocas semanas cualquier necesidad tecnológica, como por ejemplo:

  • Problemas en la gestión de datos.
  • Problemas en la automatización de procesos complejos para la recopilación y análisis de información en tiempo real.
  • La duplicidad de tareas que aumenta las cargas administrativas.
  • Problemas para recuperar en informes la información y crear nexos entre datos;
  • La falta de comunicación y colaboración entre los departamentos.

Lo más importante que aporta el desarrollo de un software rápido es que ahorra tiempo y dinero pues se obtienen soluciones en pocas semanas, un 50% más veloz que el desarrollo del software tradicional.

Microsoft Excel es utilísimo pero empujarlo fuera de su razón de ser crea daños colaterales en las organizaciones.

Si aún su empresa utiliza el Excel para la gestión de datos, ¿no ha pensado que ya es hora de evolucionar e ir en busca de la transformación digital de su empresa?

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Sobre el autor: Carlos Fernández de la Vega

Carlos Fernández de la Vega

Director de Desarrollo de Negocio de AgilePlan. Más de 15 años de experiencia en consultoría IT. Entusiasta de las tecnologías y fiel defensor de la evolución de los negocios.

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