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Nuevo llamado a la acción
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3 desafíos para la organización ágil de reuniones a resolver

Seguro que coincides conmigo en que la organización de reuniones de trabajo no es un motivo de alegría para la mayor parte de tus empleados.

Esto se debe a que tanto el proceso de preparación, como el posterior desarrollo suelen tener lugar de una manera torpe y poco operativa.

De hecho, es un problema que muchos clientes me plantean reiteradamente, y que incluso ha dado lugar al desarrollo de una solución por parte de mi empresa.

En este artículo, voy a compartir contigo tres de los principales desafíos que impiden la organización ágil de reuniones en tu empresa.

Utilización de múltiples herramientas no integradas

Uno de los mayores problemas en la organización de reuniones es el hecho de que, a menudo, se utilizan distintas aplicaciones y herramientas que no están adecuadamente integradas entre sí.

  • Se cuenta con un calendario y el correspondiente horario laboral.
  • Se emplea algún tipo de herramienta para escoger el día y hora más apropiados.
  • Se utiliza el correo electrónico o alguna otra herramienta de comunicación interna para realizar los avisos y recordatorios de reuniones.
  • Se emplea algún tipo de software para llevar a cabo reuniones virtuales de forma remota.

 

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Cuantas más herramientas no integradas deban utilizarse al mismo tiempo, más se demorará la organización de la reunión de trabajo y la toma de decisiones.

[vc_text_separator title="¿Cuál es la solución?" el_width="90"]

Es necesario contar con una herramienta que disponga de todas las funcionalidades necesarias para la organización y gestión eficaz de las reuniones, así como el potencial para integrarse con otras aplicaciones de trabajo.

Necesidad de flexibilidad en la toma de decisiones

profesional de la transformación digitalDependiendo del tipo de reunión que tenga lugar, la toma de decisiones puede o no ocurrir en ese mismo momento.

Las reuniones técnicas que se llevan a cabo de forma semanal pueden perfectamente terminar con un listado de decisiones inmediatas. Sin embargo, las reuniones de carácter estratégico pueden llegar a requerir de un proceso de análisis y valoraciones posteriores, por lo que la toma de decisión suele demorarse un tiempo.

Obviamente, el segundo caso es el verdaderamente conflictivo.

En el momento en que termina una reunión sin una decisión adoptada de forma expresa, las probabilidades de que dicha decisión se produzca en el corto plazo se reducen rápidamente.

[vc_text_separator title="¿Cuál es la solución?" el_width="90"]

Es necesario contar con una herramienta de organización y gestión de reuniones que cuente con una funcionalidad de toma de decisiones de forma asíncrona.

Es decir, se ha de establecer un plazo determinado, así como una plataforma en la que la decisión debe ser adoptada y notificada tan pronto como se produzca.

Falta de coordinación sobre la disponibilidad física de los espacios

¿Alguna vez has entrado en tu sala de reuniones sólo para descubrir que ya estaba ocupada por un equipo de trabajo?

Nadie te había informado de ello aunque, para ser justos, es posible que tú tampoco hubieses notificado que necesitabas la sala para llevar a cabo una reunión de trabajo.

Puede parecer un problema ridículo. Sin embargo, forma parte de los tópicos que se repiten una y otra vez en nuestras empresas.

Aspectos que parecen tan simples se convierten en un verdadero problema organizativo, el cual se multiplica conforme el volumen de personal crece y los recursos comienzan a escasear.

El punto crítico: Las reuniones de comités decisorios

El momento más crítico de este tipo de problemáticas tiene lugar cuando las reuniones tienen un carácter especialmente formal y se han de tomar decisiones colegiadas de gran importancia.

Lo que habitualmente se denomina reuniones de comité.

Como no podía ser de otra manera, en AgilePlan predicamos con el ejemplo, así que disponemos de una herramienta de gestión ágil de reuniones inspirada en las problemáticas y consejos que te acabo de exponer.

Se denomina “Gestión de Comités”.

Esta herramienta permite:

  • La elaboración automática del Libro de Actas Virtual para cada comité.
  • Alimentación automática de catálogos de negocio, específicos para cada tipo de asunto.

Se establecen diversos roles, dependiendo de su función y capacidad de decisión:

  • Secretario
  • Decisor
  • Colaborador
  • Informado
  • Promotor

Además, es posible crear distintos tipos de comité:

  • Con Secretario: quien será el encargado de organizar las convocatorias, órdenes del día y redactar el acta.
  • Sin Secretario: especialmente, pensada para comités que requieren agilidad, y en la que los decisores y participantes se reúnen a voluntad.

Finalmente, también se puede establecer la modalidad de la reunión, en función del momento de la toma de decisión; esto es, de forma síncrona durante la propia reunión, o de manera asíncrona, a lo largo de una ventana horaria.

Como no quiero convertir este artículo en una especie de reclamo comercial, tan sólo voy a invitarte a que contactes conmigo si quieres conocer más detalles al respecto.

Por lo demás, me encantaría que compartieras conmigo cuáles son los problemas que tienes en tu propia empresa para organizar las reuniones de forma eficaz.

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Sobre el autor: Rogelio Toledo

Rogelio Toledo

Director General de Cibernos y Agile Plan con más de 15 años de experiencia en proyectos de transformación digital en empresas de diversos sectores.

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