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Los KPI o indicadores de rendimiento son imprescindibles para la supervisión del progreso de cualquier negocio. La cuestión es que, a menudo, las empresas carecen del criterio adecuado para determinar qué deben medir. Y si no mides, cómo sabes si mejoras o empeoras y en qué te tienes que centrar.
El incremento de la información disponible se ha disparado a lo largo de los últimos años y eso, precisamente, no ayuda.
Afortunadamente, las herramientas de Business Intelligence están contribuyendo y facilitando la consulta de información, con herramientas incluyo en modo autoservicio, a que este tipo de acceso tenga lugar de una forma más sencilla, precisa y adaptada a las necesidades de cada usuario.
¡Y lo que es más importante!
Los datos y conclusiones sean expuestos de una manera clara y comprensible.
Si estás acometiendo un proyecto de Business Intelligence y quieres establecer unos indicadores fiables, permíteme que te haga algunas sugerencias al respecto.
¿Cómo definir los KPI para BI?
Identificación de los objetivos prioritarios del negocio
Por algún extraño motivo, muchas organizaciones comienzan a establecer KPIs de forma indiscriminada y a lo largo de múltiples departamentos, sin haber llevado a cabo un análisis previo de cuáles son las prioridades del negocio.
La organización tiene la falsa impresión de estar monitorizando su actividad, cuando en realidad puede estar perdiendo de vista la información clave; o lo que es lo mismo, “los árboles le impiden ver el bosque”.
Para evitar este problema, te sugiero identificar primero los objetivos que actualmente tengan prioridad, para determinar después qué factores:
- Reflejan mejor su cumplimiento.
- Están perjudicando su cumplimiento.
Obviamente, cada industria, modelo de negocio y departamento tendrán sus propias cualidades únicas. La labor del analista de datos de tu empresa será la de establecer una correlación entre los objetivos establecidos y los datos que pueden ser objeto de análisis.
Fijación de un número reducido de KPIs
Disponer de una mayor cantidad de indicadores no implica la toma de mejores decisiones. De hecho, con frecuencia, contribuye a la pérdida de foco o el retraso en la adopción de medidas.
No estoy sugiriendo que debas ignorar deliberadamente información disponible en tu organización, sino que la traduzcas en datos que faciliten la toma de decisiones, en lugar de hacerla virtualmente imposible.
Las nuevas herramientas de análisis predictivo están contribuyendo a que las organizaciones sean capaces de utilizar enormes volúmenes de datos pero, al final del día, tú y el resto del equipo directivo debéis escoger entre diversas opciones.
Si los indicadores a tener en cuenta se multiplican, te garantizo que la agilidad de tu organización para reaccionar al cambio se verá resentida.
Estableced no más de 10 KPIs que reflejen los puntos de dolor más críticos de vuestra organización y estén alineados con sus objetivos. Comprobad cuáles son los resultados cosechados y, sólo entonces, sopesad la posibilidad de comenzar a tener en cuenta otras mediciones.
Creación del modelo de datos
El éxito en la utilización de los indicadores de rendimiento depende de los datos registrados para su cálculo.
En mi experiencia, muchas de las decisiones que se toman dentro de un negocio no están basadas en datos, sino en la pura intuición o la costumbre.
Analiza cada uno de los ámbitos críticos identificados en la fase anterior y comprueba cuáles son los datos utilizados para la toma de decisiones, así como cuáles son aquellos datos que no son tenidos en cuenta pero podrían mejorar el criterio.
Esto debería permitirte identificar aspectos como los siguientes:
- Diversas dimensiones o ámbitos.
- Hechos de necesaria concurrencia.
- Filtros aplicables para la eliminación de “ruido”.
- Datos a agregar.
Recuerda que el modelado de datos requiere de una visión global de la empresa y las fuentes de información disponibles, pues los KPI más reveladores suelen ser fruto de la combinación de múltiples fuentes de información.
Desarrollo de una cultura corporativa analítica y planteamiento iterativo
Por último, el éxito en la utilización de indicadores de rendimiento depende de tu capacidad para crear una cultura corporativa basada en el análisis y la monitorización de los datos, independientemente de qué sistemas o departamentos los aporten.
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Sobre el autor: Carlos Fernández de la Vega
